El control de los inventarios es una actividad esencial en las operaciones del negocio para cualquier compañía que venda bienes tangibles.
Para efectuar un control estricto a las existencias de los almacenes, se pueden utilizar los métodos de toma de inventarios periódicos o continuos, esto con fines financieros y logísticos, cada uno de los cuales presenta ventajas y desventajas que se detallarán a continuación.
Para efectuar un control estricto a las existencias de los almacenes, se pueden utilizar los métodos de toma de inventarios periódicos o continuos, esto con fines financieros y logísticos, cada uno de los cuales presenta ventajas y desventajas que se detallarán a continuación.
Definiciones
Una revisión periódica de inventarios físicos involucra
documentación y conteo de existencias en fechas específicas. Por ejemplo, si una
tienda minorista que sigue esta modalidad debería contar sus existencias al
final de cada mes.
Por otra parte, los inventarios continuos, también
conocidos como revisiones permanentes, consisten en un sistema que realiza
seguimiento a cada ítem y actualiza el inventario de los almacenes cada vez que
el ítem es retirado. Por ejemplo, un distribuidor puede utilizar un lector de
código de barras para registrar las ventas a sus clientes y actualizar el
detalle las existencias en los almacenes cada vez que el cajero escanea un
código de producto.
Ventajas y desventajas del inventario cíclico
Los inventarios periódicos reducen el tiempo que la
empresa utilizaría para analizar sus existencias, lo cual permite dedicar más tiempo en el manejo de sus
operaciones. Sin embargo, esto implicaría una inexactitud de inventarios
físicos para las empresas con un alto volumen de ventas que efectúen transacciones mientras se
realicen los inventarios, con lo cual, se debe mantener el "status quo" del almacén
entre cada revisión de inventario para los respectivos conteos.
Lo antes mencionado puede dificultar luego la
reposición y orden de los inventarios cuando sea necesario y así volver la
contabilidad menos precisa.
Ventajas y desventajas del inventario continuo
La mayor ventaja es que permite la actualización en
tiempo real de los inventarios del almacén, lo cual facilita obtener la
cantidad precisa de ítems a reponer. Este método también facilita una
contabilidad acertada ya que el sistema genera costos actualizados de los
bienes vendidos.
La principal desventaja de este tipo de inventario,
radica en el alto gasto de implementación (compra de lectora de código de barras),
software y equipos necesarios a fin de mantener el control.
Conclusiones
El tipo de metodología de inventario apropiado para
cada empresa dependerá de diversos factores, incluyendo volumen de ventas del
negocio, número de empleados a manejar el inventario. Mientras que
una organización con ventas limitadas se beneficiará más adoptando una política de inventarios cíclicos, una gran empresa con muchos movimientos del almacén y muchos trabajadores, lo hará utilizando los inventarios continuos.
